Comment utiliser un calendrier pour améliorer vos compétences en gestion du temps

Cela peut sembler hyperbolique. Mais, il n’y a pas de meilleure façon de gérer votre temps qu’avec un calendrier. Après tout, avoir un emploi du temps et le suivre peut vous aider à être plus productif.

Que peut faire un calendrier pour vous aider à améliorer vos compétences en gestion du temps ? Dans cet article, nous allons vous montrer comment un calendrier peut vous aider à gérer efficacement votre temps, tout en trouvant un équilibre entre vos responsabilités.

Qu’est-ce que la gestion du temps ?

Comme son nom l’indique, la gestion du temps consiste à gérer son temps.

Mais, cela ne signifie pas que c’est un exploit facile. Après tout, nous avons tous les mêmes 24 heures dans une journée. Selon les experts, six à neuf de ces heures devraient être passées à dormir. La préparation et la consommation des repas prennent quelques heures. Vous devez également tenir compte de vos déplacements et autres difficultés mineures. Et, cela ne mentionne même pas votre journée de travail complète.

Le résultat est que vous n’avez pas beaucoup de temps pour socialiser, passer du temps avec votre famille ou prendre soin de vous.

Avec si peu de temps pour faire tant de choses, comment fait-on pour faire face ? C’est exactement ce qu’est la gestion du temps : rester au top de vos priorités tout en préservant votre santé mentale.

Pourquoi la gestion du temps est-elle importante ?

Il est impossible de faire l’impasse sur la gestion du temps, que vous le vouliez ou non. Après tout, en tant que membre de la société, nous avons tous des responsabilités et des obligations spécifiques. Pour survivre, il faut s’acquitter de ces responsabilités.

Gagner de l’argent nécessite du travail, par exemple. Il faut avoir de l’argent pour manger. En l’absence de nourriture, vous mourrez de faim.

En même temps, vous devez également garder votre esprit frais en trouvant une source de divertissement. Vous isoler complètement aura un impact négatif sur votre santé mentale, ainsi que sur votre capacité à gagner de l’argent.

C’est cyclique, c’est le moins qu’on puisse dire.

C’est pour cette raison que la gestion du temps est si cruciale. Pour réussir, vous devez apprendre à gérer les contraintes de temps.

Un manque de gestion du temps ne fera que créer du stress. En conséquence, tout va se détériorer mentalement, émotionnellement et physiquement. Par conséquent, vous devez savoir gérer votre temps efficacement.

Et, le premier endroit pour commencer est avec votre fidèle calendrier.

Comment utiliser un calendrier pour améliorer vos compétences en gestion du temps

1. Choisissez le bon calendrier.

“Les outils qui peuvent vous aider à créer, modifier et gérer votre calendrier ne manquent pas”, déclare John Rampton, co-fondateur et PDG de Calendar. “Qu’il s’agisse de réserver des réunions, de recevoir des rappels d’événements ou de gérer vos listes de tâches, vous aurez besoin de ces outils pour garder votre vie en ordre.”

La question est de savoir comment sélectionner le meilleur outil de calendrier parmi tant d’options ? Considérez les facteurs suivants comme point de départ.

• Facilité d’utilisation. “Le premier facteur que vous devez prendre en compte lors de la recherche d’un outil de calendrier est la facilité d’utilisation”, ajoute John. Idéalement, cela signifie que vous “devriez pouvoir créer rapidement votre calendrier, ajouter des événements et le partager avec d’autres sans vous perdre ou demander de l’aide”.
• La flexibilité. Pour répondre à vos besoins spécifiques, votre outil de calendrier doit également être flexible. Par exemple, il devrait être accompagné d’une détection de fuseau horaire et de la possibilité de définir des tampons entre les entrées.
• Évolutif. Vous voudrez un outil qui grandit avec votre entreprise. Assurez-vous que l’outil ne limite pas le nombre de personnes que vous pouvez ajouter ou le nombre d’emplacements que vous pouvez ajouter.
• L’intégration. La synchronisation avec des outils de calendrier populaires tels que Google, Outlook, Office 365 ou iCloud est essentielle.
• Personnalisable. Certaines fonctionnalités doivent être personnalisables.
• Basé sur le cloud. Votre calendrier, votre emploi du temps ou vos listes de tâches doivent être accessibles depuis n’importe quel smartphone ou tablette.

2. Déterminez vos objectifs afin d’éviter les distractions.

Les distractions ou le bruit varient d’une personne à l’autre et il est difficile de définir ce qui constitue une distraction. Déterminez plutôt la différence entre vos objectifs et vos distractions.

Peut-être souhaitez-vous démarrer votre propre entreprise, terminer un projet rapidement ou trouver un nouvel emploi. Tout ce qui détourne votre attention de cet objectif principal est considéré comme une distraction. Le temps de travail est dépensé de différentes manières en fonction de vos objectifs, de sorte que les distractions deviennent évidentes lorsque vous évaluez comment vous le dépensez. Vos e-mails, par exemple, commenceront à ressembler à la liste des tâches de quelqu’un d’autre.

Un autre exemple est le réseautage. Ne passez pas des heures à parcourir des événements de réseautage à la recherche de contacts précieux. Utilisez plutôt LinkedIn ou Twitter pour trouver des personnes avec lesquelles vous aimeriez vous connecter. Dans un monde idéal, il s’agirait de personnes qui ont travaillé sur des problèmes similaires et qui peuvent vous aider à atteindre vos objectifs.

Par exemple, suggérez un appel téléphonique de 20 minutes afin que vous n’ayez pas à vous soucier de l’organisation d’une réunion en personne ou d’un chat vidéo. En conséquence, vous pourrez avoir des conversations plus précieuses et gagner du temps.

Après avoir identifié vos objectifs, vous pouvez les ajouter à votre calendrier. Non seulement cela vous aidera à rester concentré sur eux, mais cela vous permettra également de suivre vos progrès.

3. Priorisez vos tâches.

Vos priorités pourraient ne pas recevoir autant d’attention que vous le pensez, même avec des objectifs définis. Heureusement, vous pouvez faire un auto-audit pour le savoir.

Tenir un journal des choses que vous faites au travail et du temps que vous y consacrez est une bonne idée pendant au moins une semaine. Le logiciel peut également être utilisé pour automatiser le suivi. Pour atteindre vos objectifs, vous devez identifier les distractions spécifiques qui vous empêchent de les atteindre.

Ensuite, vous pouvez hiérarchiser vos activités pour éviter de consacrer trop de temps à une tâche peu prioritaire ou de négliger une priorité élevée. En hiérarchisant vos tâches, vous pourrez peut-être les accomplir correctement et efficacement. Tenez compte de la difficulté de la tâche ainsi que de la rapidité avec laquelle vous souhaitez l’accomplir.

Vous pouvez également visualiser l’importance de vos responsabilités en attribuant différentes couleurs aux classements de priorité élevée, modérée et faible. Vos responsabilités peuvent être hiérarchisées en fonction de votre emploi du temps en consultant votre calendrier.

4. Mangez cette grenouille.

“Mark Twain a dit un jour que si la première chose que vous faites chaque matin est de manger une grenouille vivante, vous pouvez passer la journée avec la satisfaction de savoir que c’est probablement la pire des choses qui vous arrivera toute la journée, » écrit Brian Tracy.

Comment définiriez-vous votre « grenouille » ? C’est “votre tâche la plus importante et la plus importante, celle sur laquelle vous êtes le plus susceptible de tergiverser si vous ne faites rien à ce sujet”.

Afin de “manger cette grenouille”, Tracy propose ces suggestions :

• Chaque fois que vous avez deux tâches cruciales à accomplir, vous devez commencer par celle qui est la plus grande, la plus difficile et la plus importante.
• Vous êtes plus susceptible d’être concentré et énergique le matin, alors terminez vos tâches principales à ce moment-là.
• Agissez immédiatement et disciplinez-vous “pour travailler régulièrement et avec détermination jusqu’à ce que ces tâches soient terminées”.
• Prenez en charge des tâches encore plus importantes et terminez-les. Il libère des endorphines, qui conduisent au développement d’une “dépendance positive”.
• Jusqu’à ce que vous ayez perfectionné cette technique, continuez à pratiquer.

5. Planifiez votre temps.

Consultez votre calendrier. À quoi cela ressemble-t-il pour vous ? Vos entrées sont-elles organisées dans l’ordre ou sont-elles dispersées tout au long de la semaine ou du mois ?

C’est une chose d’enregistrer des événements et des tâches. Il est également important de leur consacrer du temps. Afin de gérer votre emploi du temps et d’allouer des ressources, comme du temps et de l’argent, vous devez estimer le temps qu’il faudra pour accomplir la tâche.

La bonne nouvelle? Plusieurs méthodes sont disponibles :

• Blocage du temps. Cette méthode consiste simplement à diviser votre journée en différentes activités et à attribuer des blocs de temps à chacune. Que vous utilisiez des couleurs, des lignes ou tout ce que vous aimez, vous pouvez le faire comme vous le souhaitez.
• Technique Pomodoro. Développé par Francesco Cirillo, il est apprécié pour son efficacité et le fait qu’il augmente immédiatement la productivité. Choisissez une tâche à accomplir, réglez une minuterie sur 25 minutes, faites une courte pause et après quatre séances de Pomodoro, vous pouvez faire une pause plus longue et aller vous promener, lire un chapitre d’un livre ou même simplement vous allonger. pendant un certain temps.
• Principe de Pareto. Ceci est également connu sous le nom de règle 80/20, qui stipule que 80% des résultats proviennent de 20% des causes. Par conséquent, 20 % de votre apport de travail se traduira par 80 % de vos résultats. Manger la grenouille sera utile dans ce cas. Pour obtenir les résultats souhaités, vous devez vous concentrer sur les tâches les plus importantes et y travailler jusqu’à leur achèvement.

Les avantages de ces techniques incluent le fait de rester concentré, de ne pas avoir à basculer entre plusieurs activités et d’éviter les distractions.

6. Faites de la planification préalable une habitude.

La gestion du temps commence par la planification de votre emploi du temps, qui est une tactique fondamentale mais souvent négligée. Que vous planifiez la semaine à venir un dimanche soir ou que vous planifiez les événements du lendemain en fin de journée, c’est une méthode garantie pour gérer un emploi du temps chargé.

Ce n’est qu’en gérant la façon dont vous allouez le temps que vous pourrez en prendre le contrôle. Il est possible, par exemple, de programmer du temps pour envoyer des e-mails afin que vous puissiez garder votre boîte de réception sous contrôle. De plus, le fait d’avoir des réunions ou des appels téléphoniques planifiés à l’avance donne une idée de l’état d’avancement des tâches clés pour le jour ou la semaine suivante, ainsi que du temps libre qu’il reste pour des responsabilités supplémentaires.

7. Établissez des délais.

Établissez un délai réaliste pour vos tâches et respectez-le. Il peut être utile d’écrire la date limite sur une note autocollante et de la conserver près de votre espace de travail une fois que vous l’avez définie. Ou, vous pouvez configurer des rappels de calendrier. Dans tous les cas, vous pourrez rester concentré sur votre tâche grâce à un repère visuel.

Il serait utile de planifier votre date limite afin que vous puissiez terminer toutes les tâches qui peuvent interférer avec la tâche avant qu’elle ne soit due. N’ayez pas peur de vous pousser pour respecter le délai. Et n’oubliez pas de vous récompenser pour vos efforts.

8. Libérez de l’espace.

Il ne devrait pas y avoir trop d’entrées sur votre calendrier. Laisser un peu d’espace est important.

Pourquoi? En premier lieu, ce temps « libre » peut être nécessaire pour une tâche urgente, ou un appel téléphonique avec un client. Deuxièmement, vous pourrez vous exprimer de manière plus créative.

L’experte en gestion du temps Laura Vanderkam écrit sur son blog que l’espace blanc peut avoir un côté positif, “L’espace limité sur un calendrier papier fournit également un déclencheur visuel indiquant qu’une journée devient trop chargée. Lorsque je griffonne des appels et des rendez-vous dans les marges, c’est un signe que je dois commencer à planifier les choses plus loin. Alternativement, si je ne vois rien un jour – une journée ouverte absolument vierge d’espace blanc – je suis généralement enclin à essayer de le garder ainsi. J’aime les journées complètement ouvertes. Peut-être que quelque chose d’incroyable arrivera, ou bien je pourrai faire ce que je veux !

Je vous recommande également de désencombrer occasionnellement votre calendrier. Si votre calendrier est trop chargé, il vous est « impossible de vous concentrer sur vos priorités. Et pire encore, cela entraîne un stress inutile », explique John Hall, co-fondateur de Calendar.

Certaines stratégies pour vous aider à désencombrer votre calendrier consisteraient à remettre en question tous les événements récurrents, à supprimer les anciennes tâches et à vérifier les créneaux horaires.

9. Tenez-vous en à un calendrier.

Voici une astuce simple qui vous fera gagner du temps et de l’énergie. Si vous avez un calendrier professionnel et personnel, vous pourriez être tenté de les séparer. Voici le problème cependant. Comme vous devrez constamment basculer entre les deux calendriers, cela peut entraîner beaucoup de confusion et de conflits de calendrier.

De plus, écrire des listes de tâches sur un calendrier n’est peut-être pas la meilleure idée. Avoir son propre ordinateur portable ou utiliser une application dédiée est une meilleure option. Cela est particulièrement vrai si votre flux de travail est rempli de petites tâches qui ne valent pas la peine d’être écrites dans votre agenda.

10. Analysez votre emploi du temps.

Si vous constatez que vous n’avez pas beaucoup de temps libre, vous pouvez envisager d’analyser votre emploi du temps. Reconsidérez chaque étape et déterminez si chaque tâche est nécessaire et si le temps alloué à chacune est approprié.

En attribuant des tâches à d’autres ou en automatisant votre travail grâce à la technologie, vous pourrez peut-être aborder certaines responsabilités plus efficacement. Il est utile de revenir sur les calendriers passés afin d’identifier vos principales priorités et de tirer le meilleur parti de votre temps.

Crédit d’image : Gustavo Fring ; Pexel ; Merci!

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