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La semaine de travail de quatre jours offre de nombreux avantages aux employeurs et aux employés, mais réduire l’horaire de travail sans réduire la productivité obligera les organisations à adopter de nouveaux outils, processus et solutions.
Selon un pilote récent mené par 4 Day Workweek Global, l’horaire condensé a entraîné moins d’épuisement professionnel, une plus grande satisfaction au travail et une meilleure santé mentale et physique. Il a également été prouvé qu’il offrait des avantages significatifs en matière de recrutement. La plupart des 30 entreprises participantes au projet pilote ont depuis rendu le changement permanent.
Cependant, beaucoup de ceux qui ne préparent pas adéquatement leurs équipes avant d’effectuer le changement sont confrontés à des défis importants. Mais il existe des moyens de réduire le temps de travail sans réduire la productivité. En fait, une étude de 2022 a révélé que les travailleurs du savoir ne consacrent qu’un tiers de leur temps à un travail qualifié et 9 % à des objectifs stratégiques majeurs.
Passer à une semaine de travail de quatre jours tout en maintenant – voire en augmentant – la productivité nécessite donc d’abord de s’attaquer aux pertes de temps les plus importantes. Heureusement, une gamme d’outils et de processus peut permettre aux employés de réduire le gaspillage d’une journée complète de leurs horaires hebdomadaires.
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1. Concentrez-vous sur les résultats, pas sur l’effort
Une grande partie de notre culture de travail assimile «l’activité» à «l’efficacité», mais encourager une culture qui valorise «l’activité» peut réduire la productivité globale. Plutôt que de se concentrer sur le temps que les employés consacrent à une tâche, les organisations devraient plutôt travailler avec le personnel pour établir des repères liés à des résultats spécifiques sur un calendrier réaliste et une mesure de réussite mutuellement convenue.
Cela pourrait inclure la contribution de leur part à un projet plus vaste avant une certaine date limite, la rédaction d’un budget à temps pour la prochaine réunion du conseil d’administration ou l’obtention d’un certain nombre de ventes par semaine. Quelle que soit la tâche, il est essentiel de se concentrer sur ce qui est accompli, et non sur le nombre d’heures qu’il a fallu.
2. Tirez le meilleur parti de réunions moins nombreuses (et plus courtes)
Des recherches ont révélé que le travail à distance a conduit à des réunions de plus en plus longues, une tendance que les organisations devront inverser pour réduire le temps perdu. Voici quelques façons de réduire le temps de réunion tout en gardant tout le monde au courant.
- Préparez et partagez toujours un ordre du jour à l’avance
- Limitez les réunions à 30 minutes ou moins
- Commencez les réunions à des heures impaires, comme 12h03, et respectez ces heures de début et de fin pour renforcer une culture qui valorise chaque minute
- Définissez le ton, le contexte et les attentes avant le début de la réunion, et partagez les points critiques une fois celle-ci terminée, en utilisant des outils de communication asynchrones comme les e-mails, Slack et Bubbles.
- Si nécessaire, poursuivez les conversations sur des alternatives asynchrones pour éviter de prolonger les réunions.
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3. Utilisez des outils technologiques pour mesurer et optimiser les heures de travail
Trouver plus d’heures dans la journée n’est possible que lorsque ces heures sont suivies et mesurées. C’est pourquoi il est important pour les organisations d’adopter des outils de gestion de projet, de temps et de tâches avant d’adopter une semaine de travail de quatre jours. Combinés, ces outils peuvent aider les dirigeants à comparer les activités permettant de gagner du temps et à mesurer leurs progrès vers des objectifs communs, tels que la réduction des heures et de la fréquence des réunions de 20 % à tous les niveaux.
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4. Réduisez les distractions avec des outils asynchrones
Lorsque le personnel s’engage dans son “travail en profondeur” le plus productif, la dernière chose que vous souhaitez est qu’il soit distrait par les tintements et les bourdonnements des notifications sans fin. En fait, des recherches ont montré que même de petites interruptions peuvent entraîner de l’anxiété et de la frustration et qu’il peut falloir plus de 20 minutes pour se remettre sur les rails.
C’est pourquoi les organisations qui cherchent à obtenir plus de productivité avec moins de temps de travail doivent être vigilantes dans leurs efforts pour réduire à tout prix les distractions inutiles. L’un des moyens les plus efficaces d’y parvenir consiste à moins s’appuyer sur les communications en temps réel et à adopter à la place des stratégies plus asynchrones. Les outils conçus pour faciliter les communications asynchrones, comme les bulles, permettent aux membres de l’équipe de collaborer efficacement sans les obliger à être “toujours actifs” et sans les sortir de leur travail profond avec des notifications sans fin.
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5. Encourager une culture de productivité et de gestion du temps
Pour optimiser le temps de leurs employés, les dirigeants d’entreprise doivent reconnaître que les distractions les plus perturbatrices viennent d’en haut. Bien que nous puissions facilement ignorer une notification d’un collègue, la plupart s’éloigneront de la tâche à accomplir pour répondre à un message de la direction. Par conséquent, les stratégies décrites ci-dessus ne sont efficaces que si les dirigeants sont disposés à les adopter.
Voici quelques-unes des façons dont les dirigeants peuvent « marcher le pas » :
- Adoptez des styles de travail asynchrones
- Évitez de traiter chaque tâche comme urgente et établissez des priorités appropriées
- Évitez d’envoyer des SMS, des slack et des e-mails à des collègues qui pourraient les distraire d’un travail approfondi
La semaine de travail de quatre jours offre de nombreux avantages aux employeurs et aux employés, mais ces avantages ne peuvent être obtenus que lorsque les travailleurs sont habilités à réduire le temps perdu. Heureusement, il y a beaucoup de place à l’amélioration et de nombreuses nouvelles solutions conçues pour aider les employés à maintenir ou même à augmenter la productivité tout en réduisant les heures de travail globales.
